Colaborador
Colaborador
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity |
| Descripci�n: | Colaborador que forma parte de Ragasa. |
| Puestos asociados: | |
| Roles asociados: |
 Formalizar compensación con colaborador |
| Se formaliza la compensación con el colaborador. |
| Subproceso: Administración de la Compensación |
| Formalizar el Incremento individual con Colaborador |
| Se formaliza el incremento individual con colaborador. |
| Subproceso: Administración de la Compensación |
| Formalizar cambio de Descripción de Puesto |
| Se formaliza cambio de la descripción del puesto con colaborador. |
| Subproceso: Administración del Diseño Organizacional - Descripciones de puesto |
| Agregar Informe para Enviarlo a SAP Concur |
| Una vez clasificados los gastos correctamente, da clic en Agregar Reporte. Después, selecciona el reporte relacionado al viaje que realizaste y que estamos comprobando. En breve se estarán enviando los gastos a SAP Concur y será momento de ingresar a SAP Concur para finalizar la comprobación de los gastos. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Clasificar cada uno de los Gastos |
| En Axos Money verás todos los archivos enviados. En automático el sistema trata de clasificarlos, sin embargo no siempre logra clasificarlos. Es importante validar si están clasificados correctamente. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Complementar Informe |
| De vuelta en la herramienta SAP Concur, verás que la información de Axos Money fue validada y enviada a SAP Concur. Aparecerán unas alertas en rojo, las cuales tendremos que revisar y completar lo faltante para cada factura. Una vez completado los campos faltantes, verás que desaparecen las alertas marcadas en rojo. Es importante visualizar que, si quedó un sobrante del anticipo, hay que declararlo en esta pantalla antes de enviar el informe. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Enviar Facturas para Validación |
| Los comprobantes fiscales deberán ser ingresados a Axos Net para continuar con el proceso. No obstante, deberás preparar todas facturas en electrónico (PDF y XML). Es importante considerar que todos los archivos deberán ser anexados en un solo correo y respetar que cada par de PDF y XML sean nombrados de la misma forma. Estos archivos deberán ser enviados al correo: [email protected] Una vez enviado por correo electrónico al correo de Axos Net todos los comprobantes fiscales, deberás ingresar al sistema de Axos Net con tu usuario y contraseña. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Enviar Informe para Aprobación |
| Una vez anexado el comprobante de devolución de anticipo, podrás enviar el informe, da clic en Enviar Informe. De igual forma si hay comprobantes del Reembolso anexados se enviaría el informe. Después lee los acuerdos y da clic en Aceptar y continuar. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Enviar Solicitud para Aprobación |
| Se envía la solicitud para aprobación y así permita el sistema agregar los comprobantes bajo el vo.bo. del Jefe Inmediato. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Evaluar si la Solicitud fue por Anticipo o por Reembolso |
| Una vez realizado el Viaje de Negocios, el Colaborador debe de comprobar los gastos efectuados. Aquí se define si fue por un anticipo otorgado o bien por Reembolso. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Generar /Modificar Solicitud de Reembolso de Gastos de Viaje |
| Cuando los gastos del viaje de negocios fueron realizados con recursos propios del colaborador, deberá ingresar una solicitud de reembolso que deberá aprobar el Jefe Inmediato para que de constancia de que efectivamente se hizo dicho viaje. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Generar Informe para Agregar los Comprobantes |
| Una vez realizado el viaje, es necesario comprobar la relación de gastos vs. Anticipo otorgado o bien la relación de gastos para su respectivo reembolso. ¿Cuenta con CFDI? SI - Enviar Facturas para Validación NO - Subir PDF del Comprobante |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Subir PDF del Comprobante |
| En caso de que existan comprobantes no fiscales, podrán ser subidos mediante la plataforma de SAP Concur. De lo contrario, todo comprobante fiscal deberá ir por medio de la plataforma Axos Money. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Comprobar Anticipo Pendiente |
| En caso de tener más de un anticipo pendiente de comprobar, será motivo de rechazo. Por lo cual deberá el Colaborador comprobar el Anticipo que tiene pendiente para que el Administrador de Viajes de Negocio valide dicha información. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Enviar Solicitud a Aprobación |
| En caso de haber solicitado Anticipo, una vez Guardada la solicitud, será sujeta a aprobación por el Jefe Inmediato al dar clic en Enviar Solicitud. En caso de no haber requerido anticipo, se omite el paso anterior de la solicitud y se da clic en Enviar Solicitud. Al Jefe Inmediato le estará llegando una sola solicitud para Aprobar ya sea que incluya el anticipo e itinerario de viaje, o bien, solo el itinerario de viaje. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Especificar el monto de Anticipo a requerir |
| Saldrá el mismo nombre que definimos desde la edición del encabezado de la solicitud, y se llenarán los campos como el monto de anticipo a requerir, el tipo de moneda y comentarios del anticipo (ej. viáticos) y se da clic en Guardar. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Realizar el Viaje de Negocio |
| Recibir por parte de la Agencia de Viajes la documentación requerida para el Viaje de Negocios, para así poder realizar el viaje. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Recibir Notificación de Rechazo |
| Al ingresar, el Jefe Inmediato podrá visualizar las opciones rechazadas por el Colaborador y el itinerario elegido, así como también Alertas informando si está dentro de política o no, el itinerario solicitado por el Colaborador y la solicitud de Anticipo (en caso de haberlo requerido). En caso de inconformidad con el itinerario propuesto, dar clic en Rechazar. Otro escenario posible de Rechazo es en la Solicitud de Anticipo. Esto es debido a que si el Colaborador tiene un anticipo pendiente por comprobar de otro viaje realizado, deberá comprobar dicho anticipo antes de solicitar uno nuevo. Mediante correo electrónico el Colaborador recibirá la notificación de Rechazo. ¿Motivo de Notificación de Rechazo? Anticipo Abierto Itinerario Propuesto |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Registrar /Modificar Solicitud de Viaje (Avión y/o Hospedaje) |
| El Colaborador para registrar su solicitud, deberá ingresar a SAP Concur y comenzar a explorar las diferentes opciones de vuelo y hospedaje, según sea el caso en base al destino que realizará su viaje. Es importante revisar todo el itinerario de viaje por solicitar, ya que cuando son aerolíneas de bajo costo (Volaris y Vivaerobus) no permite cambios y/o cancelaciones. Una vez revisado, se deberá seleccionar la opción Confirmar Reserva. Ya que se confirma la reserva, habrá que editarse el encabezado de la solicitud del viaje, aquí se muestra el ID de la solicitud, y podremos modificar el nombre de la solicitud para que sea el nombre de referencia, deberemos especificar si el viaje es nacional o internacional, breve descripción del motivo del viaje, la cantidad en kg de equipaje a solicitar y al finalizar dar clic en la opción de Guardar. Sap Concur preguntará si deseas actualizar otros elementos, se da clic en Copiar para que este mismo encabezado sea homologado en toda la documentación referente al viaje en específico (Ej. Informe de Gastos, Solicitud). En caso de haber un rechazo por parte del Jefe Inmediato en el itinerario propuesto de viaje, el Colaborador tendrá que modificar nuevamente el itinerario o bien, cancelar la solicitud en caso de no haber necesidad de momento de realizar el viaje. ¿Se Requiere Anticipo? SI - Seleccionar la Opción Agregar Anticipo en Efectivo NO - Enviar Solicitud a Aprobación |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Seleccionar la opción Agregar Anticipo en Efectivo |
| Para requerir el Anticipo, se deberá seleccionar la opción Agregar Anticipo en Efectivo. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Completar y buscar firmas FLR |
| Buscar responsables para completar las firmas del formato de liberación de responsabilidades. |
| Subproceso: Desvinculación |
| Llenar Entrevista de Salida |
| Responder al formato de salida. |
| Subproceso: Desvinculación |
| Negociar baja |
| Se negocia la baja con el colaborador. |
| Subproceso: Desvinculación |
| Alinear objetivos |
| Se alinean los objetivos en Vive Ragasa. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Alinear objetivos |
| Se alinean los objetivos en Vive Ragasa. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Compartir objetivos al equipo |
| Previo a la formalización, se comparten los objetivos al equipo, se comunican las tareas específicas y su ponderación. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Concluir formalización de objetivos |
| Con la aprobación de objetivos por parte del jefe, se concluye con la formalización de los objetivos de desempeño. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Enviar objetivos a aprobación |
| Una vez formalizados y alineados los objetivos de desempeño, se envían a aprobación. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Enviar objetivos a aprobación |
| Una vez formalizados y alineados los objetivos de desempeño, se envían a aprobación. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Formalizar objetivos |
| Se formalizan objetivos en Vive Ragasa. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Formalizar objetivos |
| Se formalizan objetivos en Vive Ragasa. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Modificar objetivos de desempeño |
| Modificar objetivos de desempeño según comentarios. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Modificar objetivos de desempeño |
| Modificar objetivos de desempeño según comentarios. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Recibir notificación de objetivos aprobados |
| Con la aprobación del jefe directo, se recibe una notificación que los objetivos fueron aprobados. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Recibir notificación de objetivos aprobados |
| Con la aprobación del jefe directo, se recibe una notificación que los objetivos fueron aprobados. |
| Subproceso: Formalización de Objetivos de Desempeño |
| Acordar con Jefe elementos técnicos a desarrollar |
| Se acuerda con el Jefe los elementos de desarrollo técnicos que se consideren necesarios para completar su desarrollo en algún tema técnico o específico requerido por el área. |
| Subproceso: Gestión de la Capacitación |
| Realizar EDD técnicos, específicos de la función |
| Se realizan los elementos de desarrollo técnicos o específicos asignados. |
| Subproceso: Gestión de la Capacitación |
| Realizar elementos asignados PAC |
| Se realizan los PAC asignados dentro del periodo asignado. |
| Subproceso: Gestión de la Capacitación |
| Agendar sesión de retroinformación |
| Se separa un espacio en la agenda para llevar a cabo la sesión de retroinformación. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Comunicar necesidad de retroalimentación |
| Informar necesidad de retroinformación, por parte del Colaborador o Jefe inmediato. La recomendación es que se realicen estas sesiones cada dos meses. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Crear una nueva conversación |
| Se crea una nueva conversación en Vive Ragasa, se contestan las preguntas de la plantilla como preparación para la sesión de retroinformación. Se prepara la información que se requiera conversar, avances de objetivos, desempeño, riesgos y otros temas a comentar. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Ingresar Comentarios |
| Se ingresan los comentarios a la plantilla de Retroinformación en Vive Ragasa. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Invitar personas involucradas |
| Se invita a las personas que vayan a estar presentes en la sesión de retroinformación, se etiqueta en Vive Ragasa a las personas involucradas para incorporarlas a la conversación. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Tener Sesión de retroinformación |
| Se lleva a cabo la Sesión de retroinformación con las personas invitadas. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Validar notificación de solicitud retroinformación |
| Los invitados a la sesión de retroinformación reciben notificación de la sesión. |
| Subproceso: Retroinformación |
| Comunicar resultados y dar retroalimentación |
| Se comunican los resultados y se da retroalimentación. |
| Subproceso: Seguimiento al Modelo de Competencias |
| Participar en evaluación |
| El colaborador participa y completa la evaluación. |
| Subproceso: Seguimiento al Modelo de Competencias |
| Autovalorizar objetivos |
| Colaborador genera su autoevaluación. |
| Subproceso: Valorización del Desempeño |
| Enviar evaluación |
| Al completar la autovalorización se envía al jefe para su valorización. |
| Subproceso: Valorización del Desempeño |
| Recibir tarea de valorización |
| Cuando corresponda el periodo de evaluación, colaborador recibe la tarea de valorización. |
| Subproceso: Valorización del Desempeño |
| Tener Sesión de valorización de objetivos |
| Se tiene sesión de valorización de objetivos en donde se visualizan los objetivos formalizados, se comenta el desempeño para cada uno de ellos. |
| Subproceso: Valorización del Desempeño |