Responsable Protección Patrimonial
Responsable Protección Patrimonial
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity | |
| Descripci�n: | Persona responsable del registro e ingreso en sistema de las unidades, para su carga / descarga, así como de la validación del cumplimiento de normas de seguridad y de revisar la documentación requerida e inspección de las unidades que ingresan a planta. (Aplicando para los 3 negocios “Molinos, Refinado y Envasado”) . Teniendo además la responsabilidad de una correcta gestión de las revisiones de los pesos de la carga de las unidades que salen de RAGASA con su sello correspondiente, y verificar los datos del transportista y cotejamiento de las facturas con carta porte, y la revisión del Checklist en CTPAT. Y la realización de las gestiones de salida de las unidades de planta y el control de los accesos para peatones para los transportistas de las unidades de transporte. | |
| Puestos asociados: |
| |
| Roles asociados: |
 Asignar TAG a Embarque Real |
| Se asigna TAG al número de embarque mediante sistema OTM, tecleando el número de tag del dispositivo. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Asignar TAG a Embarque Virtual |
| Se asigna TAG al número de embarque mediante sistema OTM, tecleando el número de tag del dispositivo. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Entregar TAG a la Unidad de Transporte con Embarque Real |
| Se selecciona un Tag físico y se debe asociar al número de embarque en sistema OTM. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Entregar TAG a la Unidad de Transporte con Embarque Virtual |
| Se selecciona un Tag físico y se debe asociar al número de embarque virtual al que se asigno la unidad de transporte en sistema OTM. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Registrar Salida de Unidad |
Unidades con Botella El Oficial de Protección Patrimonial le solicita al transportista la papelería correspondiente para cotejar y documentar en OTM su registro de salida.
Unidades Pipas de Aceite El Oficial de Protección Patrimonial realiza un Checklist visual de los sellos de seguridad de la unidad (domo y caja sanitaria) para verificar que no hayan sido alterados. Para ambos casos de las unidades tanto de Botella como de las Pipas de Aceite:
|
| Subproceso: Facturación Envasado |
| Registrar Salida de Unidad |
Unidades Pipas de Aceite El Oficial de Protección Patrimonial realiza un Checklist visual de los sellos de seguridad de la unidad (domo y caja sanitaria) para verificar que no hayan sido alterados. El Basculista le entrega al Transportista un “Ticket de Báscula” de salida y a partir de ahí tiene un tiempo de tolerancia de 15 minutos para poder llegar a la caseta de Salida Envasado para su salida de planta. Si se pasa ese tiempo de tolerancia, el Oficial de Protección Patrimonial procede a regresar la unidad a báscula para volverse a pesar y se restablezca el tiempo máximo de salida que son 15 min. NOTA: Se tiene como casos particulares que se puede hacer una excepción y alargar más el tiempo de tolerancia, cuando ocurre una falla eléctrica y se va la luz en planta o cuando hay un exceso de tráfico interno para poder salir de las instalaciones de la planta. |
| Subproceso: Facturación Granel |
| Realizar Inspección Física y visual de la Unidad |
| El Oficial de Protección Patrimonial es el encargado de realizar una inspección física y visual del insumo de la unidad, para comprobar que el producto es el que se había informado por parte del Controlador de Insumos y a la vez tener un control de lo que sale de las instalaciones de la planta, para evitar posibles desviaciones de activos del almacén. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Registrar entrada de Unidad e indicar rampa asignada |
| El Responsable de Protección registra la Entrada de Unidad a Envasado en el sistema OTM indicando la hora de ingreso y le indica al Chofer del Transporte el número de rampa asignada para la descarga de material. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Registrar Salida de Unidad |
| Será responsabilidad del Oficinal de Protección Patrimonial la captura en tiempo y forma de la salida de la Unidad. - Placas - Transportista - Datos de Nota de Entrega. - Hora de Salida Además de asegurar que se entrega la Orden de salida. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Asignar Ruta Interna en Planta |
Asignación de la ruta que seguirá el transportista para su flujo interno dentro de la planta. |
| Subproceso: Gestión de Patio |
| Confirmar Programación de Andenes |
Realización del punto de carga/descarga de la unidad. |
| Subproceso: Gestión de Patio |
| Notificar Salida de Unidad |
| Se notifica vía correo electrónico al área de tráfico la salida de una unidad. |
| Subproceso: Gestión de Patio |
| Registrar Salida de unidad |
| Se realiza el registro de la salida de la unidad por el área de Salida de Pensión, registrando en la bitácora los motivos de salida. |
| Subproceso: Gestión de Patio |
| Ingresar en Sistema la Documentación Solicitada |
Se ingresa en sistema OTM el número de embarque u Orden de Carga para validar la unidad a ingresar. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Registrar Ingreso de Unidad en Pre Entrada |
Se registra la entrada de la unidad a planta, en sistema OTM, en esta actividad se registra la fecha y hora de entrada a la planta. En este mismo punto de Pre-entrada, se realiza una inspección por parte del Oficial de Protección, en la cual, si llega a detectar algún daño físico (tanto de la unidad como la de la caja) o bien cualquier otra situación que determinen para detener la unidad y no dejarla ingresar a planta, y lo regresa a Pensión para su revisión y se le informa al área de Embarques. |
| Subproceso: Inspección de Unidades |
| Recibir Documentación del Proveedor |
| Subproceso: Recepción de MP Grano |
| Registrar salida de la unidad |
| Subproceso: Recepción de MP Grano |
 Registro e Ingreso de Unidad |
| Subproceso: Recepción de MP Grano |
| Revisar documentación de Proveedor |
| El Vigilante de Planta de acceso Principal revisa la documentación del proveedor: - Identificación - Cita ( cuestiona con quién es su cita) - Registra su acceso en bitacorá |
| Subproceso: Recepción de Refacciones Envasado |
| Solicita documentación pendiente |
| En caso de no presentarse con Identificación oficial solicitará recabarla para su ingreso. |
| Subproceso: Recepción de Refacciones Envasado |
| Registrar Embarque Virtual |
| Para los casos de unidades de transporte para venta que no traen Orden de carga, se procede a utilizar un embarque virtual para el registro de entrada a pensión de la unidad de transporte. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Dar Acceso a la Caseta de Refinería |
| El Oficial de Protección Patrimonial se comunicará con el Transportista, para que este se dirija a la Caseta de Refineria a seguir su camino para la carga de la Pipa RBD. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Dar Acceso al Transportista al Área de Pensión |
| El objetivo de esta actividad es dar acceso al transportista al área de Pensión Estas unidades de transporte de insumos, pasarán directo al área de pensión (después de haber notificado en OTM en la parte de Incidencias y via correo a los involucrados sobre los estatus de sus incidencias), sin importar si traigan o no la documentación completa o si arriban fuera de horario programado, se permitirá darle el acceso a todas las unidades que son de Insumos su ingreso a pensión en espera que Insumos les de acceso. NOTA: Para los casos de documentación faltante o de documentación incorrecta (en espera para corrección por parte del proveedor), tendrán un lapso de 24 hrs las unidades en el área de pensión para recabarla, sino se rechaza la unidad y se les pide que desalojen el lugar o hasta que el área de insumos les comuniquen que unidades se rechazarán. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Escanear TAG en Sistema |
| Se deberá de estar escaneando el TAG que se encuentre pegado en el frente de la unidad de Transporte, para que el sistema lo pueda estar detectando. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Informar sobre arribo de unidad con insumo |
| Notifica a Jefe de Refinería el arribo de Proveedor con insumos para Refinados y da entrada al Proveedor |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Ingresar / Reingreso en Sistema la Documentación Solicitada |
| Se deberá de Ingresar los datos de la documentación solicitada en el sistema OTM de las unidades de Pipas RBD que lleguen a planta como 1er viaje. Para el caso de las Pipas RBD que llega de regreso de descargar producto de aceite, es importante solicitar el número de embarque originado en la entrega del producto, y con esta información, es necesario ingresar en sistema OTM y especificar el estatus del embarque como: "Reingreso a Planta". |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Ingresar en Sistema la Documentación Solicitada |
El Oficial de Protección Patrimonial es responsable de verificar la documentación del material a entregar por parte del Transportista, posterior a validar la documentación del Chofer y de la unidad (Identificación oficial, póliza de seguro, licencia, tarjeta de circulación, placas, entre otros). Luego de asegurar que de los documentos del Transportista este correcta, el Oficial de Protección Patrimonial procede a validar que la documentación presentada para la entrega de Insumos esté completa y conforme, de acuerdo con lo siguiente: *Nota de Entrega. *Orden de Compra. *Certificado de Calidad (correspondiente al material a entregar). *Factura. Verifica en OTM que el folio registrado sea válido y corresponda con lo indicado en la Nota de Entrega. A partir de este punto, se representarán los posibles escenarios que hay: 1.- Unidad de Insumos cumple con todos los requisitos de documentación para ingresar a descargar producto El Oficial de Protección Patrimonial (Pensión) termina de registrar la documentación en el sistema OTM indicando en la parte de incidencias que cuenta con la documentación completa y le da acceso al Transportista al área de pensión hasta que el Coordinador de Insumos se comunique con el Oficial de Protección Patrimonial para notificarle al Transportista su ingreso al área de insumos. Nota: La comunicación entre las áreas de Insumos y Protección Patrimonial es vía Teams o por correo. 2.- Unidad de Insumos cumple con todos los requisitos de documentación para ingresar a descargar producto, pero al presentarse en rampa de envasado se detecta una desviación en los documentos y/o insumos a descargar. Se realiza lo indicado en el punto anterior del 1er Escenario. En caso de presentarse que el insumo no corresponda a lo solicitado en la Nota de Entrega o factura y el Coordinador de Reciba de Insumos notifica al área de Protección Patrimonial y al Planeador de Abasto con copia al área de Compras sobre la incidencia y se solicita que se mencione en el sistema OTM (en la parte de Incidencias) el motivo del porque fue el rechazo. 3.- Unidad de Insumos NO cumple con todos los requisitos de documentación para ingresar a descargar producto El Oficial de Protección Patrimonial (Pensión) en caso de presentarse inconsistencias en la documentación relacionada con la carga a ingresar, debe notificar a las personas que se detallan a continuación a objeto de informar la discrepancia presentada y solicitar instrucciones: *Planeador de Abasto *Coordinador de Insumos *Vigilancia Salida Envasado *Enterados (con copia a): *Controlador de Insumos *Jefe de Protección Patrimonial *Controlador de Recibo de Insumos Toda inconsistencia presentada en la documentación de insumos al ser recibidos debe ser registrada en el sistema OTM en la sección de Incidencias - En Pensión de la opción de Vigilancia “Registro de Entrada” y envía notificación a través de correo electrónico a las personas indicadas en el punto anterior. 4.- Unidad de Insumos No cumple con todos los requisitos de documentación para ingresar, pero hay necesidad de recepción y se realiza una exclusión para su ingreso a descarga de producto. Unidad con papelería incompleta, se registra en Vigilancia y registran una incidencia para indicar que la unidad NO cuenta con documentación completa, en paralelo, se documenta vía correo a las áreas involucradas (Insumos, Compras). Posteriormente se da ingreso a la unidad al área de Pensión, el Coordinador de Reciba de Insumos solicitará al Planeador de Abasto la autorización de descargar el material debido a la necesidad de re-surtido a Producción, el Planeador autoriza la descarga y notifica a Insumos el vo.bo del acceso del Transportista. El Coordinador de Recibo de Insumos notificará al Oficial de Protección Patrimonial la autorización del ingreso y le indica documentar en OTM en la sección de incidencias de Pensión la petición de la necesidad de su ingreso y de la persona quién lo autorizó (y también vía correo electrónico se le notifica a las personas involucradas "Abasto, Insumos, Protección Patrimonial" ). 5.- Unidad de Transporte se presenta en Vigilancia fuera del horario y del tiempo programado. Unidad se registra en Vigilancia fuera de horario de recepción y programa, se documenta vía correo a las áreas involucradas (Insumos, Compras) y dentro del Sistema OTM en la parte de Incidencias en Pensión sobre dicho arribo de la unidad fuera de tiempo. Posteriormente se da ingreso a la unidad al área de Pensión, el Coordinador de Reciba de Insumos solicitará al Planeador de Abasto la autorización de descargar el material. En caso de ser autorizada la descarga, el Coordinador de Recibo de Insumos notificará al Oficial de Protección Patrimonial la autorización del ingreso y le indica documentar en OTM en la sección de incidencias de Pensión la petición de la necesidad de su ingreso y de la persona quién lo autorizó (y también vía correo electrónico se le notifica a las personas involucradas "Abasto, Insumos, Protección Patrimonial" ), en caso que el Planeador de Abasto no acepte la descarga del material se procede a rechazar la unidad. NOTA: En caso de ser un día inhábil, la unidad esperará en el área de Pensión por la autorización de su acceso, hasta que se encuentre en un día hábil según corresponda. Para el tema de Tarimas CHEP, el Oficial de Protección Patrimonial recibe y revisa la documentación para su captura en el sistema OTM para su ingreso, la documentación solicitada es la siguiente : *Orden de Entrega *Albarán de Entrega. *Certificado de Calidad. *Certificado de Fumigación. Si el transportista no cumple con la documentación completa, el Oficial de Protección Patrimonial se comunica con el Controlador de Recibo de Insumos vía correo y teléfono, para informarle lo ocurrido. Se le da entrada a la unidad en el área de pensión para que el transportista pueda recabar la información con CHEP para que le envié la documentación faltante. Una vez que el transportista le da ingreso al área de Insumos. El Controlador de Recibo de Insumos recibe la documentación del transportista (Factura y Certificado de Calidad). |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Ingresar Unidad para Re-Ingreso |
| En el caso que las Unidades NO sean nuevas (que ya hayan sido registradas con anterioridad en RAGASA) el Oficial de Protección Patrimonial le dará ingreso al Transportista para registrarla como "Re Ingreso". |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Recibir y Validar Documentación del Transportista |
El objetivo de esta actividad es recibir y validar por parte del vigilante del área de pensión la documentación entregada por el transportista que llega a la caseta de pensión para ingresar a planta a cargar y/o descargar producto ya sea para compras o ventas. La documentación entregada es la siguiente: *Tarjeta de Circulación. *Licencia Federal (Vigente). *Seguro de la Unidad (Vigente). *Orden de Carga, con el folio asignado (OTM). *Nota de Entrega (PGI) *Certificado de Calidad. *Placas de la Unidad (Caja y tractor). *Nombre del transportista. En caso de incumplir con alguno de estos documentos por parte del transportista, el vigilante procede a escalar la situación con su superior para evaluar con los encargados de área las acciones a realizar. Revisión de Tanques de Combustible 1.- Al llegar las unidades de Transporte a Pensión, periódicamente se toman al azar algunas unidades para revisar sus tanques de combustible y verificar que no se contenga agua o algún otro líquido diferente al combustible. 2.- En caso de encontrar algún líquido diferente al combustible, se le niega el ingreso, el Oficial de Protección Patrimonial se veta como proveedor y se añade en Excel un apartado de “Listas Negras”, y en un mediano plazo se integrará este proceso al Sistema OTM, y se le comunica al usuario que contrato al proveedor de transporte la causa del vetar. 3.- En caso de detectar que alguno de los tanques de la unidad se encuentre vació al ingresar, el Oficial de Protección Patrimonial se comunica con las demás casetas de acceso y de salida, especificando que dicha unidad se encuentra con dichos tanques vacíos y así las demás casetas puedan comprobar que se siga conservando igual. 4.- En caso de que se detecten llenos, se procede a realizar una revisión del contenido, al comprobar que sea aceite, se le notifica al transportista que vacié su contenido, y se prosigue a vetarlo como proveedor y se añade en Excel un apartado de “Listas Negras”, y en un mediano plazo se integrará este proceso al Sistema OTM, y se le comunica al usuario que contrato al proveedor de transporte la causa del vetar. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Registrar Datos del Transportista en el Embarque Real |
| Se registran los datos del transportista como son: Nombre del operador, Placas, Fecha de entrada a Pensión, Línea de transporte, tipo de unidad y Fecha estimada de salida. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Validar Orden de Carga |
| Se valida la Orden de Carga en sistema OTM, para revisar toda la información relacionada al proveedor de transporte, producto a cargar, tipo de unidad a ingresar, datos de Cliente y en algunos casos de consigna a entregar. |
| Subproceso: Registro e Ingreso de Unidad |
| Liberar Bloqueo de Tolerancia |
| El área correspondiente (Vigilancia, Control Interno) cuando se presenta un caso de diferencia en tolerancia de pesos, y después de haber revisado la unidad y su papelería, en caso de proceder con la liberación del bloqueo de tolerancia, se procede a liberar el embarque en OTM para continuar con su proceso de facturación y salida de unidad. |
| Subproceso: Revisión de Carga Envasado |
| Revisar Embarque y Unidad Físicamente |
| Se procede abrir caja de tráiler, y validan Orden de Carga, Carta Porte, Sellos y factura, y además de revisión física de la carga para verificar coincidan los diferentes reportes con los productos. |
| Subproceso: Revisión de Carga Envasado |
