Responsable Administrativo de Sucursal DH
Responsable Administrativo de Sucursal DH
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity |
| Descripci�n: | |
| Puestos asociados: | |
| Roles asociados: |
 Realizar revisión de salida de unidad |
| Asegurar que la unidad esté en óptimas condiciones antes de ser trasladada. |
| Subproceso: Cambio de Unidades a Sucursales |
| Solicitar Aprobación |
| Se envía la solicitud para su revisión y autorización formal. |
| Subproceso: Cambio de Unidades a Sucursales |
| Validar Solicitud |
| Revisar que la solicitud esté completa y justificada antes de continuar con el proceso. |
| Subproceso: Cambio de Unidades a Sucursales |
| Aprobar Justificación |
| Aprobar la solicitud y carga de productos |
| Subproceso: Cargas Óptimas |
| Carga Aprobada |
| Aceptar las cargas de producto solicitdas por el vendedor |
| Subproceso: Cargas Óptimas |
| Denegar Solicitud |
| En caso de detectar alguna irregularidad de la solicitud y al no tener algun dfundamente solido, se procedera a realizar la cancelación de la solicitud. |
| Subproceso: Cargas Óptimas |
| Validar Cargas Solicitadas |
| Realizar una validación de las cargas que solicita el vendedor con la finalidad de que estas sean adecuadas conforme a la venta que tiene dicha ruta. |
| Subproceso: Cargas Óptimas |
| Validar Justificación de Carga Solicitada |
| Revisar el motivo indicado por el que se esta solicitando dicha carga |
| Subproceso: Cargas Óptimas |
| Enviar a Axus para validación |
| Al contar con la factura se procede a enviar esta a Axus para su validación |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Evaluar necesidad de compra |
| El Jefe de Sucursal en conjunto con el Administrador de Sucursal DH evalúan la necesidad de compra |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Generar factura |
| Con el ticket de la compra se genera la factura |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Guardar ticket de compra |
| Una vez realizada la compra el Jefe de Sucursal deberá guardar el ticket de esta |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Mandar factura a Concur |
| El Jefe de Sucursal mandará la factura al sistema Concur para su aprobación |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Realizar clasificación de factura |
| Se deberá clasificar la factura para saber el tipo de gasto que se esta realizando y llevar un control eficiente de este |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Realizar gasto correspondiente |
| En caso de ser aprobada la compra por parte del Jefe Administrativo Regional DH, Administrador de Sucursal DH y Jefe de Sucursal se procede a realizar el gasto correspondiente |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Revisar dinero restante en caja chica |
| Al finalizar la compra se deberá revisar el dinero restante en la caja chica y en caso de tener menos de la mitad del dinero en la caja chica se solicita una aprobación y reposición al Jefe Administrativo Regional DH |
| Subproceso: Control y Manejo de la Caja Chica |
| Informar diferencias en almacén |
| Notificar las diferencias encontradas para su chequeo. |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Realizar consulta a auditoría para establecer acciones |
| Solicitar a auditoría su intervención para definir acciones correctivas, preventivas o sanciones, si aplica |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Recibir notificación de corrección |
| Confirmar que los ajustes realizados en el sistema fueron aplicados correctamente. |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Revisar diferencias entre conteo físico y almacén virtual |
| Comparar lo contado físicamente con lo registrado en el sistema para detectar diferencias |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Revisar justificación |
| Analizar la explicación dada para determinar si es válida y aceptable. |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Solicitar reconteo de inventario |
| Pedir un segundo conteo para confirmar o corregir datos del conteo inicial. |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Aprobar inventario de fin de día |
| Dar cierre al proceso de conteo, validación y ajuste del inventario diario. |
| Subproceso: Inventario Fin de Día |
| Solicitar validación física del inventario |
| Pedir que se valide el conteo realizado como medida de control cruzado. |
| Subproceso: Inventario Fin de Día |
| Validar la captura |
| Revisar y confirmar que la información registrada esté completa y correcta. |
| Subproceso: Inventario Fin de Día |
| Recibir correo de aprobación |
| El Administrador de Sucursal DH recibe y revisa el correo de aprobación de la solicitud de reabastecimiento |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Recibir fecha y hora de reabastecimiento |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Recibir OP |
| Se procede a recibir la fecha y hora del reabastecimiento proporcionada en la orden de compra. |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Remitir correo de aprobación |
| Una vez se tenga la solicitud aprobada se remite un correo al Programador de Resurtido DH y Porteos, anexando el código del producto, descripción y el pedido solicitado para generar la OG |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Remitir correo de solicitud de reabastecimiento |
| Se remite un correo solicitando el producto a reabastecer al Programador de Resurtido DH y Porteos |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Remitir correo de solicitud de reabastecimiento |
| Se remite un correo solicitando el producto a reabastecer al Regional Comercial, anexando el código del producto, descripción y el pedido solicitado. |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Revisar tipo de reabastecimiento |
| El Administrador de la Sucursal DH procede a revisar el tipo de reabastecimiento requerido, esto para saber si el reabastecimiento será producto de alianzas o propios. |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Solicitar programación de reabastecimiento |
| Al recibir la notificación de que la OG esta cargada en el portal de PGI el Administrador de Sucursal DH se comunica con el Ejecutivo de Cuenta (Proveedor) para programar la fecha y hora del reabastecimiento vía WhatsApp |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Verificar requerimiento de productos para la operación |
| El Administrador de Sucursal DH verificará los requerimientos de productos para la operación diaria consultando el listado de días piso en el sistema Excel |
| Subproceso: Reabastecimiento de la Sucursal |
| Solicitar ingreso de producto al almacén virtual |
| Pedir que se registre el producto en el sistema digital del almacén. |
| Subproceso: Recepción de Producto Terminado |
| Verificar ingreso de producto en sistema |
| Confirmar que el registro en el sistema coincida con la cantidad y detalles del producto recibido. |
| Subproceso: Recepción de Producto Terminado |
| Registrar conteo de inventario |
| Guardar formalmente el conteo final y validado en el sistema como registro oficial del inventario. |
| Subproceso: Gestión de Inventarios |
| Notificar arribo y estado de unidad |
| El Administrador de Sucursal DH realizará el Check-List de la unidad, donde se verifica el estado de esta y se notifica al Equipo de Flotilla, Capital Humano y Jefe de Sucursal. |
| Subproceso: Registro de Unidades |
| Realizar alta de unidades |
| Al finalizar el Check-List se realiza el alta de unidad, el cual debe de contener: -Descripción -Número de serie -Tipo de transporte -Placas Y deberá realizarse una vez llegada la unidad a la sucursal |
| Subproceso: Registro de Unidades |