Proveedor
Proveedor
| Tipo de Org Unit: | Generic, External Entity |
| Descripci�n: | Persona física o moral que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación. |
| Puestos asociados: | |
| Roles asociados: |
 Cotejar Línea de Servicio vs. Orden de Compra |
En ésta actividad el Proveedor hace corresponder las líneas de sus factura a las líneas de la orden de compra. Esto con el objetivo de validar precios, no exceder del monto ni cantidades ya recibidas. Entre las validaciones que se hacen tenemos:
IMPORTANTE: Para las facturas de los proveedores de fletes y de servicios, solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Recibir Cita de Embarque de Insumos |
| Por parte del Programador, |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Generar Cotización |
| Se elabora un presupuesto en base a las necesidades del cliente. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Recibir Documento RFP |
| Se recibe el documento y se genera una propuesta sólida que persuada al cliente (Ragasa) de que se está en la mejor posición para ayudarlo a superar sus desafíos y lograr sus objetivos. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Carga de Documentos del Producto |
| El Proveedor procederá a cargar documentos en caso de que se requiera adjuntar documentación adicional. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Carga de Documentos del Producto |
| El Proveedor procederá a cargar documentos en caso de que se requiera adjuntar documentación adicional. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Carga de Documentos del Producto |
| El Proveedor procederá a cargar documentos en caso de que se requiera adjuntar documentación adicional. En caso de requerir certificado de calidad, se tendrá que anexar de forma OBLIGATORIA. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Carga de Documentos del Servicio |
| El Proveedor procederá a cargar documentos en caso de que se requiera adjuntar documentación adicional. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Carga de Documentos Extra |
| Para FFCC se requiere colocar el Anexo de Tolvas. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cargar Nota de Crédito |
| El Transportista deberá cargar su nota de crédito que ampare las órdenes de compra negativas que contiene el número de control. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cargar y Revisar Factura Electrónica |
| En un lapso de tiempo determinado, el Proveedor generará y emitirá su factura electrónica (CFDI) que amparará la entrega del bien y/o servicio, ésta factura es cargada en el Portal de Proveedores a través de la lectura del CFDI. En ese momento el portal valida que esa factura esté correcta sobre el servicio o bien que se pidió y revisa toda una serie de disposiciones fiscales del SAT, esto nos ayuda a evitar errores con respecto a la facturación de los Proveedores y evitando así futuras sanciones para Ragasa en temas fiscales. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cargar y Revisar Factura Electrónica |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cotejar Línea de Servicio vs. Orden de Compra |
| El Proveedor realizará la validación en: Cantidad.- Cantidad sea menor o igual a la cantidad disponible en la Orden de Compra. Precio.- Precio unitario sea igual al precio unitario en la Orden de Compra. Unidad de Medida.- La Unidad de Medida sea igual a la unidad de medida en la Orden de Compra. PGI solicita al usuario proveedor la relación de las líneas factura vs orden de compra, con el objetivo de realizar las siguientes validaciones y la información de las facturas llegue al área de AP lo más depurado posible. - Validación Cantidad: Que las cantidades sea igual o menor a la cantidad disponible de la orden de compra, PGI muestra la cantidad disponible de la orden de compra considerando los recibos que tiene la orden de compra, más la facturas que están cargadas pendientes de recibir. - Validación Montos: Donde el precio unitario de la factura igual a la orden de compra. - Validación Unidad de Medida: Válida que la unidad de medida sea igual de no ser así, PGI pregunta si la relación es correcta, si el proveedor confirma la relación PGI, guardará la equivalencia de las unidades de medida relacionadas. IMPORTANTE: Para las facturas de los proveedores de fletes y de servicios, solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cotejar Línea de Servicio vs. Orden de Compra |
En ésta actividad el Proveedor hace corresponder las líneas de sus factura a las líneas de la orden de compra. Esto con el objetivo de validar precios, no exceder del monto ni cantidades ya recibidas. Entre las validaciones que se hacen tenemos:
IMPORTANTE: Para las facturas de los proveedores de fletes y de servicios, solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Cotejar Línea de Servicios vs. Orden de Compra |
| El Proveedor realizará la validación en: Cantidad.- Cantidad sea menor o igual a la cantidad disponible en la Orden de Compra. Precio.- Precio unitario sea igual al precio unitario en la Orden de Compra. Unidad de Medida.- La Unidad de Medida sea igual a la unidad de medida en la Orden de Compra. PGI solicita al usuario proveedor la relación de las líneas factura vs orden de compra, con el objetivo de realizar las siguientes validaciones y la información de las facturas llegue al área de AP lo más depurado posible. - Validación Cantidad: Que las cantidades sea igual o menor a la cantidad disponible de la orden de compra, PGI muestra la cantidad disponible de la orden de compra considerando los recibos que tiene la orden de compra, más la facturas que están cargadas pendientes de recibir. - Validación Montos: Donde el precio unitario de la factura igual a la orden de compra. - Validación Unidad de Medida: Válida que la unidad de medida sea igual de no ser así, PGI pregunta si la relación es correcta, si el proveedor confirma la relación PGI, guardará la equivalencia de las unidades de medida relacionadas. IMPORTANTE: Para las facturas de los proveedores de fletes y de servicios, solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Emitir Nota de Entrega |
| El Portal (PGI) pondrá disponible para descargar la Nota de Entrega que será indispensable presentar al momento de la Entrega Física en Planta. En automático el Portal (PGI) enviará la notas de entrega al correo del Almacenista, para que tenga noción de lo que estará recibiendo. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Emitir Nota de Entrega |
| El Portal (PGI) pondrá disponible para descargar la Nota de Entrega que será indispensable presentar al momento de la Entrega Física en Planta. En automático el Portal (PGI) enviará la notas de entrega al correo del Almacenista, para que tenga noción de lo que estará recibiendo. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Emitir Nota de Entrega |
| El Portal (PGI) pondrá disponible para descargar la Nota de Entrega que será indispensable presentar al momento de la Entrega Física en Planta. En automático el Portal (PGI) enviará la notas de entrega al correo del Almacenista, para que tenga noción de lo que estará recibiendo. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Rechazar Orden de Compra |
| Al Proveedor rechazar la Orden de Compra vía PGI, en automático se cancela la Orden de Compra, cambiando a estatus 980-999. Se le envía una notificación por correo electrónico al Comprador que dicha orden fue rechazada por parte del Proveedor. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Revisar Orden de Compra |
El objetivo de esta actividad es que el Proveedor pueda validar y revisar la orden de compra que se le colocó a la razón social que maneja. Tendrá la opción de Aceptar o Rechazar la orden de compra según la información que muestre la orden. En caso de estar de acuerdo con la Orden de Compra, PGI cambiará los estatus de la orden de compra en JDE en 400. En caso de no estar de acuerdo con la Orden de Compra, PGI enviará una notificación de rechazo al Comprador. Acciones: ● Aceptar: Al aceptar la orden de compra, ya está disponible para recibir el bien y/o servicio en JDE (éstas pasan a estatus 400). ● Rechazar: Al rechazar la orden de compra, el Proveedor por alguna circunstancia, ésta será cancelada en sistema y no podrá ser recibida. (Pasan a estatus 999). ¿De acuerdo con la OC? SI - Cargar y Revisar Factura Electrónica NO - Rechazar Orden de Compra |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Seleccionar Número de Control |
El Transportista deberá seleccionar el número de control correspondiente a la Factura seleccionada en el paso anterior. Para las facturas de los proveedores de fletes solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. Los Números de Control son proporcionados a través de la plataforma “OTM”, la cual realiza un consolidado de una o varias órdenes de compra con signo positivo (se deberá asociar a un CFDI de ingreso) y signo negativo (se deberá asociar a un CFDI de egreso). |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Validar Monto de Factura y Cantidad vs. Orden de Compra |
| El Proveedor tendrá que validar si el monto de la factura es igual o menor a lo establecido en la Orden de Compra. PGI solicita al usuario proveedor la relación de las líneas factura vs orden de compra, con el objetivo de realizar las siguientes validaciones y la información de las facturas llegue al área de AP lo más depurado posible. - Validación Cantidad: Que las cantidades sea igual o menor a la cantidad disponible de la orden de compra, PGI muestra la cantidad disponible de la orden de compra considerando los recibos que tiene la orden de compra, más la facturas que están cargadas pendientes de recibir. - Validación Montos: Donde el precio unitario de la factura igual a la orden de compra. - Validación Unidad de Medida: Válida que la unidad de medida sea igual de no ser así, PGI pregunta si la relación es correcta, si el proveedor confirma la relación PGI, guardará la equivalencia de las unidades de medida relacionadas. IMPORTANTE: Para las facturas de los proveedores de fletes y de servicios, solo aplicará la validación de “montos”, es decir, PGI validará que el importe de la factura sea menor o igual al importe subtotal indicado en la orden de compra o número de control. |
| Subproceso: B.10.60 Administración y Recepción de Facturas |
| Firmar Contrato Legal |
| El objetivo de esta actividad es que una vez que se haya revisado el contrato, se proceda a la firma del mismo expresando su conformidad. |
| Subproceso: B.20.10 Negociación con Proveedores |
| Recibir Copia del Contrato Firmado |
| Subproceso: B.20.10 Negociación con Proveedores |
| Revisar Contrato Legal |
El objetivo de esta actividad es que el Proveedor revise el contrato propuesto por parte de Ragasa. ¿Hay Conformidad? SI - Firmar contrato legal NO - Elaborar o modificar contrato para oficializar relación comercial. |
| Subproceso: B.20.10 Negociación con Proveedores |
| Generar Facturas por Servicio de Promotoría |
| Subproceso: B.30.100 Gestión de Fondos Revolventes RINTER |
| Gestionar trabajos de Promotoría |
| Subproceso: B.30.100 Gestión de Fondos Revolventes RINTER |
| PGI Cambia el Estatus en Proceso de Cancelación |
Si la factura no cuenta con número de recibo, entonces se cancelará la factura automáticamente. Si la factura ya cuenta con número de recibo, entonces se deberá cambiar el estatus de la factura a “proceso de cancelación” y enviar a JDE el estatus de "H" (Hold) para detener el proceso de pago de la factura. Se notificará vía correo electrónico al requisitor para que revise la cancelación. |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Seleccionar Factura a Cancelar |
El modulo “Cancelación de CFDI’s”, descargará todas las noches el concentrado de las peticiones para cancelación de XML que se encuentren con status “Vigentes” y “rechazados” ante el SAT, posteriormente PGI realizara las validaciones pertinentes, referente a: a) Que la factura no haya sido pagada b) Que la factura sea del ejercicio actual Si las dos validaciones anteriores indican que la factura aún no ha sido pagada y que la factura efectivamente es del ejercicio actual, entonces se mostrará al proveedor una vista web donde se muestren todos los CFDI’s que solicito realizar la cancelación a través del buzón del SAT, para que solicite nuevamente la cancelación de su documento CFDI por medio del PGI. El Proveedor tendrá disponible un módulo para solicitar la cancelación de los archivos CFDI’s. El cual tendrá que seleccionar el número de factura a cancelar. Si las dos validaciones anteriores indican que la factura aún no ha sido pagada y que la factura efectivamente es del ejercicio actual, entonces se mostrará al proveedor una vista web donde se muestren todos los CFDI’s que solicito realizar la cancelación a través del buzón del SAT, para que solicite nuevamente la cancelación de su documento CFDI por medio del PGI. ¿Factura con No. de Recibo? SI - PGI cambia el estatus en proceso de cancelación. NO - En automático se aprueba la cancelación de la factura. |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Cargar Complemento de Pago y Relacionar CRP |
| El Proveedor deberá ingresar a PGI para cargar su complemento de Pago y deberá relacionar el CRP con el Pago Emitido de Ragasa. Esto aplica únicamente a Proveedores que reciban pagos en parcialidades. Tipo de documento en JDE como PPD |
| Subproceso: B.30.60 Administración de Pagos |
| Recibir Pago Interbancario y Emitir Complemento de Pago |
| El Proveedor recibirá el pago interbancario por parte de Ragasa en su cuenta correspondiente. |
| Subproceso: B.30.60 Administración de Pagos |
| Transmitir Complemento de Pago a JDE (Auto) |
| Actividad que se hace en automático por parte de PGI y lo registra en el sistema JDE. |
| Subproceso: B.30.60 Administración de Pagos |
| Crear o Modificar Formulario |
| En caso de ser nuevo Proveedor en Ragasa o nuevo usuario en el Portal o bien, que exista una necesidad de actualizar datos; el Proveedor deberá llenar el formulario de manera completa proporcionado por Ragasa incluyendo documentación obligatoria a anexar. De acuerdo a la nacionalidad del Proveedor, este formulario mostrará diferentes campos adecuados a dicha nacionalidad. En el Portal una vez dado de alta el formulario, se procederá de manera automática a validar los datos fiscales con el SAT. En caso de requerir más datos del Proveedor, el Portal enviará una notificación requiriendo documentación adicional. Al momento de haber sido validado todo de forma automática en el Portal y con Vo.Bo. del Portal, se enviará una notificación al Comprador para que proceda a validar la solicitud de alta del Proveedor. |
| Subproceso: B.40.10 Alta y Modificación de Proveedores |
| Evaluar si es Proveedor Nuevo para Ragasa |
| El Proveedor evalúa si es nuevo en ofrecer sus bienes o servicios para Ragasa o si ya ha trabajado anteriormente. ¿Es Nuevo Proveedor? SI - Solicitar Registro en el Portal NO - Crear o Modificar Formulario |
| Subproceso: B.40.10 Alta y Modificación de Proveedores |
| Solicitar Registro en Portal |
| En caso de ser Proveedor nuevo para Ragasa, y una vez autorizado de ser el Proveedor oficial a abastecer el bien o servicio requerido, se tendrá que registrar el Proveedor en el Portal mediante el mismo. |
| Subproceso: B.40.10 Alta y Modificación de Proveedores |
| Proporcionar catálogo de botellas o diseño exclusivo |
| El proveedor proporciona catálogo de posibles empaques que se puedan
adaptar al concepto de la nueva marca. Puede ser un catálogo de empaques ya
existentes, o bien, opciones
de diseños exclusivos y desarrollados adhoc en base al brief. Se solicitan de 3
a 5 alternativas diferentes que respondan a las necesidades expuestas en el
brief. |
| Subproceso: Creación de botella |
| Realizar ajustes y hacer entrega final |
| Agencia lleva a cabo ajustes en el (los) diseños del(los) empaque(s) seleccionados y hace la entrega final de planos mecánicos de los empaques. |
| Subproceso: Creación de botella |
| Compartir Nota de Entrega (-) |
| Una vez que recibida la nueva Nota de Entrega por parte del Proveedor se la compartirá al Coordinador de Insumos para que la reciba en JDE y afecté el inventario. |
| Subproceso: Recepción Parcial (Calidad) Recepción Parcial-1 |
| Compartir Nota de Entrega (-) |
| Una vez que recibida la nueva Nota de Entrega por parte del Proveedor se la compartirá al Coordinador de Insumos para que la reciba en JDE y afecté el inventario. |
| Subproceso: Recepción Parcial Recepción Parcial (Calidad) |