Comprador
Comprador
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity |
| Descripci�n: | El Comprador es la persona que se pone en contacto de forma activa con el proveedor y evalúa la necesidad de la compra en la organización. Es el responsable de cubrir las necesidades adquiriendo bienes o servicios a cambio de un precio justo. |
| Puestos asociados: | |
| Roles asociados: |
 Evaluar el Tipo de Compra |
El objetivo de la actividad es que el Comprador determine cómo será la compra, primeramente revisar si este artículo (tipo de artículo: servicio o stock), se evalúa también si se ha pedido con anterioridad para determinar el tipo de orden de compra a colocar. En caso de que ya sea haya comprado ese artículo, validar si el o los proveedores tienen algún contrato o convenio vigente; en base a eso se determinará si se inicia con una nueva búsqueda considerando el mercado actual, precio, calidad, categoría del producto, entre otros factores. Dependiendo del resultado de la evaluación, se determinará que puede ser por medio de un contrato legal y/o convenio o bien, pedir al proveedor las cotizaciones requeridas de acuerdo a los montos establecidos en la Política de Compras y los factores decisivos de compra antes mencionados. ¿Existe contrato o convenio? SI - Necesidad de Compra Concurrente NO - Nueva Necesidad de Compra a Cotizar |
| Subproceso: B.10.10 Procesamiento de Requisiciones de Bienes y/o Servicios |
| Cancelar Orden de Compra |
| Se cancela la Orden de Compra a petición del Aprobador de Orden de Compra y/o del Proveedor. En esta operación involucra los cambios que surjan de una orden de compra rechazada en el proceso de aprobación. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Enviar OC a Proveedor CC a Unidad Solicitante |
| Enviar la orden de compra al proveedor. Este documento es un compromiso y al momento de recibir el producto deben coincidir con las características y condiciones solicitadas. ¿Tipo de OC Extranjera? OC OLI - Notificar Generación de OC Oli al Equipo Involucrado. OC RINTER - |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Evaluar el Tipo de Compra |
El objetivo de la actividad es que el Comprador determine cómo será la compra, primeramente revisar si este artículo se ha pedido con anterioridad, considerar si el artículo es stock o non stock. En caso de que ya sea haya comprado ese artículo, validar si el o los proveedores tienen algún contrato o convenio vigente; en base a eso se determinará si se inicia con una nueva búsqueda considerando el mercado actual, precio, calidad, categoría del producto, entre otros factores. Si la compra llegara a ser por medio de un contrato legal y/o convenio o bien, pedir al proveedor las cotizaciones requeridas de acuerdo a los montos establecidos en la Política de Compras y los factores decisivos de compra antes mencionados. ¿Existe contrato o convenio? SI - Generar Blanket Order NO - Solicitar Cotización a Proveedores |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Evaluar Necesidad de Cambio o Cancelación |
| En base a lo que se establezca por parte del Aprobador de Orden de Compra y/o el Proveedor, deberá el Comprador hacer los ajustes necesarios a la orden de compra en sistema. Órdenes de Compra que provengan de un rechazo por parte del Proveedor en PGI, será notificado el Comprador vía correo electrónico sobre la cancelación de la orden de compra. ¿Se Requiere Modificación? SI - Modificar Orden de Compra NO - Cancelar Orden de Compra |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Generar Blanket Order |
El objetivo de esta actividad es poder reflejar a través del sistema JDE los precios pactados con el Proveedor a través de Blanket Orders. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Imprimir Orden de Compra |
| Impresión de la orden de compra. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Liberar Orden de Compra |
El objetivo de esta actividad es que en base al plan de entregas por realizar del Proveedor, se vaya generando una orden de compra desde la blanket order. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Modificar Orden de Compra |
| Se modifica la Orden de Compra en base a lo Requerido por el Aprobador de Orden de Compra y/o el Proveedor, en algunos casos se modifica por algún error por parte del Comprador. Una vez realizada la modificación, pasa por el flujo de aprobación nuevamente en JDE. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Notificar Generación de OC Oli al Equipo Involucrado |
| Se notifica vía correo electrónico al equipo involucrado sobre la generación de la OC OLI. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Procesar y Generar Orden de Compra |
El objetivo de esta actividad es generar una orden de compra para el Proveedor seleccionado con todas las condiciones previamente establecidas (precio, fecha de entrega, términos de pago, calidad, etc). Si esa adquisición requirió de un contrato, la orden de compra se emite después de que el contrato fue firmado por ambas partes (Proveedor y Ragasa). Esta actividad a nivel sistema es realizada en JDE convirtiendo la OQ en el tipo de documento de orden de compra (OP, OI, OS). Dependiendo del tipo de orden de compra emitida tendrá una ruta de aprobación ya definida en el catálogo de Aprobaciones y Firmas. Por lo tanto está orden pasará por un flujo de aprobación: ¿Se aprueba la Orden de Compra? SI - Aprobar Orden de Compra NO - Rechazar o Retener la Orden de Compra |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Recepcionar (OI) para Generar Pasivo por Pagar |
| Se mueve Ruta de Recepción a TUSA de manera manual. Con esto se genera el pasivo por pagar sin afectar kardex. A partir de aquí se ejecutan dos actividades en paralelo: a) Se manda a proceso de cotejo y registro la factura emitida por el Proveedor a Cuentas por Pagar. b) Se comienza a monitorear el embarque hasta su llegada a Planta. |
| Subproceso: B.10.30 Procesamiento de Órdenes de Compra |
| Analizar el Requerimiento del Negocio |
| Se enfoca en descubrir las necesidades del usuario y/o negocio, obteniendo la documentación que describa la manera en la que el usuario desea el surtimiento de su necesidad. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Comunicar Decisión Final a Proveedor |
| Se comunica la decisión final a cada uno de los Proveedores (ganadores y perdedores) y se especifican los siguientes pasos. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Consensuar con las Áreas Involucradas |
| Se evalúa con el Negocio los objetivos y alcance de este proyecto a desarrollar para poder empatar expectativas. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Dar de Alta las Cotizaciones |
| El objetivo de esta actividad es cargar en el sistema JDE las cotizaciones de las cuales pudiera ser alguna elegible para colocar la orden de compra, esto con la finalidad de tener visible con cuales proveedores y cuales fueron las condiciones de negociación que se tomaron en cuenta para la selección y esto es con fines de Auditoría. Con la carga de información de todas las cotizaciones, JDEdwards genera un reporte comparativo de precios, términos y condiciones para soportar la toma de decisión. Una vez decidido y seleccionado el proveedor con la mejor cotización, será la elegida para convertirse en orden de compra. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Definir el Proyecto |
| Se determinan las directrices del proyecto, describiendo con amplitud los productos y/o servicios que la organización está buscando y la necesidad de abastecimiento. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Determinar el Alcance y Límites del Proyecto |
| Se enlistan las tareas específicas que deberá cumplir el Proveedor y las expectativas que tiene la organización o el negocio en cuanto a los resultados a obtener. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Elaborar Documento RFP |
| Se elabora un documento estructurado con información detallada de la necesidad para que los Proveedores proponentes respondan de igual forma y se simplifique el trabajo de evaluación. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Evaluar las Opciones de Compra |
| Se determinan y comparan las propiedades de los bienes y servicios presupuestados, tomando en cuenta diversos factores. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Evaluar Propuestas a la Interna |
| Se evalúa a la interna cada una de las respuestas al RFP, permitiendo calificar y valorar para tomar una decisión. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Identificar el Mercado de Proveedores |
| Se realiza un estudio sobre la disponibilidad actual de insumos o servicios, sus precios y calidades para poder encontrar la mejor opción de compra. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Negociar Contrato con Proveedor |
| Una vez decidida la forma de proceder hacia cada uno de los proveedores ganadores, se necesitará establecer los términos y condiciones contractuales. El objetivo de esta actividad es lograr formalizar la futura negociación mediante un contrato legal para poder cumplir con volúmenes de compra, tiempos de entrega, etc de los bienes o servicios requeridos. El área de Legal para generar un contrato requiere que el bien y/o servicio esté documentado por parte del usuario como por ejemplo: 1. Catálogo de conceptos. 2. Dibujos y/o planos con su debida autorización (si aplica). 3. Solicitud debidamente requisitada. 4. Descripción del Servicio. 5. Alcance del Servicio. Se inicia el Proceso de Negociación con Proveedores. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Recibir Propuestas |
| Se reciben las diversas propuestas por parte de los Proveedores. |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Solicitar RFI |
| El propósito es recoger información por escrito acerca de la capacidad de varios Proveedores. Por consiguiente, se llena un formato por parte del Comprador para efectos comparativos. Se determinará a partir de aquí los siguientes pasos si solicitar un RFP o RFQ. ¿Tipo de Compra? Estratégicas / Apalancadas- Definir el Proyecto Tácticas / Críticas - Solicitar RFQ |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Solicitar RFQ |
| Se solicita un RFQ al Proveedor con el propósito de invitarlos a un proceso de selección y sea compartido el precio al cual estarían dispuestos a suministrar en un bien y/o servicio. El objetivo de esta actividad es que el Comprador solicite cotizaciones al Proveedor para poder cubrir la necesidad del Requisitante. Aplica cuando no hay contrato existente. De acuerdo a la Política de Compras, el Negociador y/o Comprador procederá a solicitar cotizaciones a los proveedores de acuerdo a los siguientes criterios: Monto de Compra (Pesos) Cotizaciones De $1 a $20,000 1 De $20,001 a $100,000 2 De $100,001 en adelante 3 |
| Subproceso: B.10.50 Compras con Propuestas o Cotizaciones |
| Evaluar si se Aprueba Solicitud |
| Se evalúa por parte de Comprador si la solicitud de Alta de Proveedor es aprobada en base a la información capturada por el Proveedor. Si el usuario de compras aprueba la solicitud, entonces la siguiente revisión será por parte del usuario de control, el cual tendrá disponible en pantalla un campo para seleccionar la clave de búsqueda que actualmente maneja JD Edwards. Si por el contrario el usuario de compras rechaza la solicitud, entonces se le notificará el rechazo al solicitante. En caso de que el usuario de control no apruebe la solicitud, entonces se regresará la petición al usuario de compras con el motivo por el cual se está rechazando la petición. ¿Se aprueba Solicitud? SI - Revisar Formulario NO - Solicitud de Alta o Modificación de Proveedor Rechazada |
| Subproceso: B.40.10 Alta y Modificación de Proveedores |
| Validar Formulario |
| El Comprador recibe la notificación del Portal y procede a validar la solicitud enviada por el Proveedor. En caso de no estar completa o requerir más información, el Comprador solicitará mediante el Portal al Proveedor complementar más la solicitud. En automático el Portal envía una notificación al Proveedor. ¿Solicitar Modificar Datos? SI - Solicitud de Modificar Datos NO - Evaluar si se aprueba la Solicitud |
| Subproceso: B.40.10 Alta y Modificación de Proveedores |
| Analizar Gasto Actual |
| Se analiza el gasto que se tiene con respecto al bien y/o servicio con miras a bajar sus costos. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Analizar Pronóstico del Gasto Comprado |
| Se analiza mediante un pronóstico el futuro gasto de las compras programadas para poder |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Buscar en el Mercado Proveedores Potenciales |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Clasificar Gastos por Categoría |
| Se clasifican los gastos por categoría determinando si son fijos, variables o discrecionales. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Definir Proyecto de Mejora |
| Se define el conjunto de acciones para conseguir un incremento en la calidad y el rendimiento de los resultados del mismo a un menor costo. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Detectar el Gasto Controlable |
| Para desarrollar una estrategia de compras, es necesario detectar el gasto que podemos controlar. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Detectar Oportunidades de Ahorro |
| Se analizan los patrones de consumo, lo que implica el gasto generado, y evaluar si es factible generar ahorro en algún punto de la cadena de suministro. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Determinar el Top y Llevar Estrategia por Concurso |
| Se determina el top 5 o 10 por categoría y se evalúa si es necesario llevar la compra por concurso o licitación, en base al volumen requerido. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Determinar lo Menos Frecuente y Llevar Estrategia por Cotizaciones |
| Se determina por categoría los productos menos requeridos y se evalúa llevarlos por cotizaciones, ya que serian compras puntuales en la organización y de menor volumen. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Evaluar el Tipo de Gasto |
| Derivado al análisis, se determinará evaluar el tipo de gasto si será por iniciativa propia o bien, por adquisición clásica para abastecer lo requerido. ¿Tipo de Gasto? Por iniciativa - Analizar Gasto Actual Compra Clásica - Analizar pronóstico del gasto |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Realizar Análisis 80/20 |
| Se establecerá el orden de las prioridades para la toma de decisiones dentro de la organización y así tener claro de más a menos el gasto. |
| Subproceso: B.50.10 Análisis del Gasto y Breakdown de Costos |
| Configurar rutas de recepción |
| Subproceso: Definición de proyecto - Original |
| Notificar a proveedor documentación por corregir |
| Subproceso: Recepción de Refacciones Envasado |
| Notificar a proveedor Refacción(es) pendientes de envió |
| Subproceso: Recepción de Refacciones Envasado |
