Controlador de Insumos
Controlador de Insumos
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity | |
| Descripci�n: | Es la persona que supervisa a los operadores de equipo móvil y se asegura que todos los movimientos se ejecuten en tiempo y forma tanto en el sistema como en físico; además de supervisar que el proceso de devolución de Insumo se realice de manera correcta. | |
| Puestos asociados: |
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| Roles asociados: |
 Activar la OC para Inspección de Calidad |
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Esto sucede una vez revisada la papelería y la Nota de entrega dando conformidad; se procede a avisar al área de Calidad para que comiencen a realizar la inspección del insumo y se avanza la OC en el Sistema JDE a la ruta “10- Inspección”, lo que permite avanzar el proceso. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Autorizar ingreso de Unidad e indicar Rampa asignada al Transportista |
| Se autoriza la entrada de la Unidad de Transporte al Área de Envasado de la Planta y se indica al Responsable de Protección Patrimonial el número de rampa asignada. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Confirmar descarga de material |
| El Controlador validará que la unidad haya sido descargada en su totalidad para iniciar el conteo. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Cotejar Nota de Entrega Vs OC en sistema |
El Controlador de Recibo de
Insumos debe cotejar la información que viene en la Nota de Entrega y en la Factura en físico (si la posee), corresponda contra lo registrado en la Orden de Compra en el sistema JDE. Además de verificar que posea el Certificado de Calidad de la mercancía. Esto es importante hacerlo antes de comenzar la recepción a fin de evitar re
trabajo en el proceso y que impacte en los tiempos y calidad del mismo. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Generar Orden y Remisión de Salida |
| El Controlador de Recibo de Insumos documenta en el formato de Remisión de Salida del Insumo : - Fecha - Consignado a - Línea Transportista - Operador - Descripción de Producto En la Orden de Salida se documenta el motivo de su salida y la descripción a detalle del motivo del rechazo, indicando las tarimas del insumo devuelto. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Informa sobre rechazo de recepción |
| Al detectar un error en la documentación: - Factura, Orden de Compre o Certificado de Calidad También aplica en caso que un Proveedor no traiga el material indicado en la Orden de Compra y/o Factura. Se notifica vía correo electrónico al Planeador de Abasto sobre el rechazo de reciba de un Proveedor Para el certificado de Calidad no se deberá exceder de 3 oportunidades en en entregarlo correctamente. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Monitorear unidades en Pensión |
El Controlador de Recibo de Insumos al estar disponible una de las rampas de recepción de envasado, valida con el Oficial de Protección Patrimonial el siguiente transporte de acuerdo al orden de llegada registrado en OTM. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Notificar Rechazo de Material |
| Se notifica al Planeador de Abasto el rechazo total, quien avisará al proveedor para la cancelación de la factura en PGI. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Realizar revisión visual del Insumo a descargar vs Nota de Entrega |
Posterior a la descarga de insumo, el Controlador de Recibo de Insumos realiza el cotejo del material físico recibido vs lo indicado en la Nota de Entrega y acciona con base al evento que se presente en el conteo. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Rechazar Unidad |
| El Controlador de Recibo de Insumos al detectar que el insumo no corresponde a lo solicitado, notifica al Transportista el Rechazo de la recepción con apoyo de el Formato de Remisión del Insumo. |
| Subproceso: Gestión de la Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Cargar el excedente en el camión |
Con apoyo del Transportista carga el excedente del material en la unidad y documenta el mismo en el formato de Remisión de Salida del Insumo : - Fecha - Consignado a - Línea Transportista - Operador - Descripción de Producto |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Colocar etiquetas en tarimas |
| El Controlador de Recibo de Insumos con apoyo del Transportista pegara las etiquetas correspondientes en cada una de las tarimas. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Confirmar descarga de material |
| El Controlador validará que la unidad haya sido descargada en su totalidad para iniciar el conteo. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Confirmar estatus de recepción |
| El Controlador de Recibo de Insumos, valida en el sistema JDE que se haya completado el proceso de recepción del material. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Generar Orden de Remisión de salida de material |
| Para el regreso de material excedente o devolución por rechazo total, el Controlador de Recibo de Insumos genera una Orden de Remisión de Salida con el detalle del insumo que saldrá de la planta. El Transportista carga el excedente o insumo rechazado en la unidad de transporte y se retira de la planta con la Orden de Remisión de Salida. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Informa a transportista que proceda a descargar la unidad |
Una
vez liberado el lote del insumo inspeccionado por parte de Calidad, el Controlador de Recibo de Insumos recibe
la documentación de la Orden y éste notifica al Transportista que proceda a la descarga
de la unidad en la zona de recepción y posteriormente, valida que la misma haya
sido descargada en su totalidad para iniciar el conteo físico del producto. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Notificar Rechazo de Material |
| Se notifica al Planeador de Abasto el rechazo total, quien avisará al proveedor para la cancelación de la factura en PGI. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Notificar Rechazo para su gestión |
| Si durante la inspección el lote total presenta inconformidades este procederá a un rechazo total o parcial y se informará al Planeador de Abasto. Calidad indicaría un motivo del rechazo, con el objetivo de que el Planeador cancele la OC; Se manda copia a Almacén de Insumos, Producción y Compras. Los criterios para el rechazo total del lote se encuentran detallados en el mapa de Liberación de Producto (Insumos Envasado) |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Realizar la Impresión de etiquetas |
Al finalizar la captura en sistema de la factura del insumo a recibir y todo esta de acuerdo con los parámetros de calidad se procede a la impresión de etiquetas para su ubicación en almacén. Se imprimen tantas etiquetas como tarimas vayan a ser recibidas y/o almacenadas. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Separar el inventario excedente |
En caso de que posterior al cotejo del material físico la cantidad a sea mayor, el Controlador de Recibo de Insumos recibe únicamente lo solicitado e indicado en la Orden, procede a rechazar el excedente. Para esta excepción procede con base a lo establecido en el “Procedimiento de Excepciones Excedente (Cantidad mayor a NE)”. |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Validar cantidad física recibida contra Nota de Entrega |
| Posterior a la descarga de insumo por parte del Transportista, el Controlador de Recibo de Insumos procederá a validar que no quede material en el camión y coteja el material físico recibido vs lo indicado en la Nota de Entrega de la Orden |
| Subproceso: Recepción de Insumos sin Pesaje |
| Continuar con la impresión de etiquetas. |
El Controlador realizará la impresión de etiquetas al recibir la Nota de Entrega actualizada. Hasta no recibir la nueva Nota de Entrega actualizada el Controlador de Reciba de Insumos no podrá realizar la impresión de etiquetas. |
| Subproceso: Recepción Parcial-1 |
| Recibir la NE (-) para afectar inventario |
| Es responsabilidad del Controlador de Recibo de Insumos una vez recibida la nueva Nota de Entrega negativa, procede a afectar el inventario en JDE . |
| Subproceso: Recepción Parcial (Calidad) Recepción Parcial-1 |
| Continuar con la impresión de etiquetas. |
El Controlador realizará la impresión de etiquetas al recibir la Nota de Entrega actualizada. Hasta no recibir la nueva Nota de Entrega actualizada el Controlador de Reciba de Insumos no podrá realizar la impresión de etiquetas. |
| Subproceso: Recepción Parcial |
| Recibir la NE (-) para afectar inventario |
| Es responsabilidad del Controlador de Recibo de Insumos una vez recibida la nueva Nota de Entrega negativa, procede a afectar el inventario en JDE . |
| Subproceso: Recepción Parcial Recepción Parcial (Calidad) |
| Informar sobre insumo de WO listo para ser retirado |
| Informar al buzón de correo electrónico [email protected] y al Jefe de Operaciones Granel Refinería y por radio al Equipo de Operaciones Granel Refinería, sobre insumo de WO listo para ser retirado en la ubicación establecida (Rampa 4), quien continúa de acuerdo a lo establecido en el procedimiento "Ejecución de la Producción del llenado Bidones RBD". |
| Subproceso: Surtido de Insumos a RBD |
| Revisar solicitud de Insumos a RBD |
| Revisar solicitud de insumos para RBD, con base a correo remitido por el Responsable de Operaciones Granel Refinería, con base a lo establecido en el procedimiento "Ejecución de la Producción de llenado de Bidones", en el que se especifica el detalle de SKU y cantidades requeridas. |
| Subproceso: Surtido de Insumos a RBD |
| Solicitar atención de la tarea asignada, cantidad y ubicación origen |
| Asigna tarea de Surtido al Operador de Equipo Móvil y le indica los siguientes datos: • Tipo de material (SKU). • Cantidad por insumo. • Ubicación de donde debe obtenerse el material, con base al lote consultado en JDE en el paso anterior. |
| Subproceso: Surtido de Insumos a RBD |
| Verificar disponibilidad de los insumos requeridos |
| El Controlador de Insumos verifica en el sistema JDE la disponibilidad de los insumos requeridos en el Almacén de Insumos solicitados. |
| Subproceso: Surtido de Insumos a RBD |
| Verificar registro del surtido y ubicación correcta |
| Verificar registro del surtido en el sistema JDE y que los insumos se encuentren físicamente en la ubicación correcta de entrega (rampa 4). |
| Subproceso: Surtido de Insumos a RBD |
