Administrador de Gastos de Viaje
Administrador de Gastos de Viaje
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity | |
| Descripci�n: | El Administrador de Gastos de Viaje se encarga de gestionar y controlar el gasto de los viáticos en la Organización mediante una plataforma externa (SAP Concur) en donde se revisa la documentación comprobatoria y que vaya acorde a la Política vigente. | |
| Puestos asociados: |
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| Roles asociados: |
 Aprobar Solicitud |
En SAP Concur ingresará el Administrador de Gastos de Viaje y visualizará los informes listos para procesar. En caso de conformidad, dar clic en Cambiar estado de la aprobación y luego clic en Aprobar y luego en Guardar. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Generación de Pasivo (Auto) tipo P6 o P7 según sea el caso |
Una vez aprobada la solicitud de reembolso, SAP Concur genera un documento tipo P6 hacia JDE en automático mediante una interfaz y le llegará una notificación a Tesorería de que se está requiriendo pagar el reembolso de los gastos efectuados durante el viaje al Colaborador. Para una solicitud de comprobación de anticipo, en Sap Concur se hace en automático el cotejo del anticipo otorgado vs. lo gastado, generando un documento P7 para contrarrestar si quedó en 0. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Rechazar Solicitud |
En SAP Concur ingresará el Administrador de Gastos de Viaje y visualizará los informes listos para procesar. En caso de conformidad, dar clic en Cambiar estado de la aprobación y luego clic en Devolver a Empleado. Luego clic en Guardar. |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Recibir Solicitud Aprobada y Validar |
| El Administrador de Gastos de Viajes recibirá una notificación vía correo electrónico informando que la solicitud de reembolso o comprobación de anticipo fue aprobada por el Jefe inmediato y lista para ser validada. ¿Aprueba Solicitud? SI - Aprobar Solicitud NO - Rechazar Solicitud |
| Subproceso: B.30.10 Control de Gastos de Viaje |
| Aprobar Solicitud de Anticipo |
Al ingresar, el Administrador de Gastos de Viaje podrá visualizar la solicitud de Anticipo por parte del Colaborador Solicitante ya previamente Aprobado por su Jefe Inmediato. Se validará que por Política solo deberá de haber una solicitud de Anticipo activa ya que no puede haber dos al mismo tiempo, debido a que el Colaborador una vez que regresa de su viaje tiene que comprobar los gastos del anticipo otorgado con anterioridad para poder solicitar uno nuevo. A excepción de que se cuente con una solicitud de Anticipo activa diferente al de Moneda Nacional. Se puede tener a la par solicitudes de reembolso activas, éstas no afectan en la validación. En caso de conformidad con el anticipo solicitado, dar clic en Aprobar. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Generación de Anticipo de Gasto de Viaje (P5) (Auto) |
Una vez aprobada la solicitud de anticipo, se genera la interfaz con JDE, SAP Concur genera un documento tipo P5 hacia JDE en automático mediante una interfaz y le llegará una notificación a Tesorería de que se está requiriendo ese Anticipo. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Rechazar Solicitud de Anticipo |
| Por política solo debe de haber un anticipo, en caso de tener dos solicitudes se rechazará |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Recibir Notificación Informativa de Solicitud de Anticipo |
| El Administrador de Gastos de Viaje es notificado vía correo electrónico que cuenta con una solicitud de anticipo pendiente por aprobar. Por lo cual deberá ingresar a SAP Concur para su revisión. ¿Aprueba Solicitud de Anticipo? SI - Aprobar Solicitud de Anticipo NO - Rechazar Solicitud de Anticipo |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Registrar Facturas para Pago |
| Se registra Factura en JDE. |
| Subproceso: B.30.90 Gestión de Viajes de Negocio |
| Autorizar Reembolso |
El objetivo de esta actividad es revisar que la solicitud de reembolso cumpla con las políticas, considerando que previamente fue aprobada y así avanzar con el trámite. Al momento de que se autoriza la solicitud de anticipo por parte del Administrador de Gastos de Viaje, Sisoga genera un documento tipo P6 hacia JDE en automático mediante una interfaz. SISOGA envía un correo al empleado indicando que su reembolso fue aprobado. O en caso contrario los motivos de rechazo. |
| Subproceso: OBS Control de Gastos Funcionarios y Empleados |
| Revisar Comprobantes |
El objetivo de esta actividad es revisar que los comprobantes entregados estén de acuerdo con la Política de Gastos de Viaje. Todos los comprobantes derivados de gastos de viaje deberán estar en Gosoft validados. Cuando un comprobante no es validado por Gosoft el empleado lo ingresara como no deducible. Validar monto de reembolso vs. suma de comprobantes. ¿Cumple con la Política de Gastos de Viaje? SI - Autorizar reembolso NO - Corregir solicitud de reembolso |
| Subproceso: OBS Control de Gastos Funcionarios y Empleados |
