Responsable de Cuentas por Pagar
Responsable de Cuentas por Pagar
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity | ||
| Descripci�n: | El Responsable de Cuentas por Pagar gestiona los pasivos por pagar de la compañía usando el sistema JDE, además, revisa y asegura que los pasivos relacionados a los reembolsos de empleados, factura de proveedores se encuentren correctamente emitidos y registrados. Adicional a su cargo están pasivos de servicios y proveedores extranjeros. | ||
| Puestos asociados: |
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| Roles asociados: |
 Registrar devolución |
| Tesorería avisa a fiscal y contraloría del depósito de la devolución, fiscal da la instrucción a contraloría para realizar la aplicación contable al mes correspondiente y contraloría procede al registro. |
| Subproceso: Administración fiscal |
| Registrar la cuenta por pagar de impuestos |
| Subproceso: Administración fiscal |
| Registrar Anticipo |
| Se registran dos partidas al Proveedor uno Positivo que es el que ocupa Tesorería para Pagar al Proveedor y el negativo es el que marca el adeudo del Proveedor y queda en estatus Retenido. |
| Subproceso: B.30.100 Gestión de Fondos Revolventes RINTER |
| Aprobar Informe |
| En caso de conformidad, se procederá a Aprobar el informe y con ello se activará la integración de datos en automático para que se procese para pago el fondeo de caja chica. |
| Subproceso: B.30.20 Administración de Caja Chica_N |
| Corre Integración (Auto) |
| Subproceso: B.30.20 Administración de Caja Chica_N |
| Rechazar Informe |
| En caso de que haya alguna inconformidad en la información presentada, se rechazará el informe. Por lo cual, el usuario de caja chica tendrá que complementar el informe, en base a lo solicitado. Se rechazará cuando no está dentro de política o un dato faltante. |
| Subproceso: B.30.20 Administración de Caja Chica_N |
| Revisar Informe |
| El Responsable de Cuentas por Pagar le llegará una notificación vía correo electrónico en la que tiene un informe pendiente de revisar y aprobar. ¿Aprueba Informe? SI - Aprueba Informe NO - Rechazar Informe |
| Subproceso: B.30.20 Administración de Caja Chica_N |
| Cerrar Anticipo |
| Una vez entregada la factura se coteja el registro con el de la factura y se procede a la cancelación completa del anticipo. |
| Subproceso: B.30.30 Gestión de Anticipos |
| Registrar Anticipo |
Se registra el tipo de
documento PP, generando una partida en positivo ( que es la que se paga) y una negativa ( que es la que se queda en el sistema para las comprobaciones) de manera que el Proveedor tiene en su poder el depósito por adelantado. A nivel JDE se observan dos líneas: a. La línea positiva es la que se dejará en estatus de “Aprobado” para que Tesorería genere el pago de este anticipo. b. La línea negativa se queda “Retenido” hasta el momento que se entregue la factura por el bien o servicio solicitado, una vez entregada la factura se coteja el registro con el de la factura y se procede a la cancelación completa del anticipo. |
| Subproceso: B.30.30 Gestión de Anticipos |
| Cambiar Estatus Hold (H) a Aprobado para Pago (A) |
| El registro contable que proviene de PGI en automático viaja a JDE en estatus H (Hold), con el cual permite al Administrador de Cuentas por Pagar validar que el registro esté capturado de manera correcta. En el caso de que el registro esté correcto, se procederá a cambiar el estatus de Hold a A (Aprobado para Pago). |
| Subproceso: B.30.40 Registro de Facturas de Proveedores |
| Evaluar si la Factura tiene Orden de Compra Nacional o Internacional |
| El Administrador de Cuentas por Pagar deberá identificar si la factura viene relacionada a una orden de compra nacional o internacional, esto con el fin de determinar el tratamiento que tendrá la factura. ¿OC Nacional o Internacional? NAC, Vía PGI - Validar registros creados que provienen de PGI. INT, fuera de PGI - Registrar comprobante o factura. |
| Subproceso: B.30.40 Registro de Facturas de Proveedores |
| Registrar Comprobante o Factura |
| Se registra la factura en JDE usando el programa para registro de comprobantes considerando la zona fiscal a la que pertenece. |
| Subproceso: B.30.40 Registro de Facturas de Proveedores |
| Validar que la Solicitud esté autorizada |
| El Responsable del Centro de Costos, en base al catálogo de firmas definido, re envía la solicitud previamente llenada por el Solicitante en formato Excel y con las facturas anexas que amparan la descripción del gasto al Responsable de Cuentas por Pagar con su consentimiento de autorización de reembolso (Vo.Bo.) para que sea reembolsado el gasto al Solicitante. Es importante que dicho correo venga en Copia el correo de Pagos cxp <[email protected]> para que facturas sean validadas fiscalmente. |
| Subproceso: B.30.40 Registro de Facturas de Proveedores |
| Validar Registros Creados que provienen de PGI |
Se filtran en JDE los registros que emitió PGI bajo estatus H (Hold) y se valida que los impuestos, los anexos, ID activo para Mtto, entre otros detalles estén registrados de forma correcta. ¿Está correcto el registro en PGI? SI - Cambiar Estatus Hold (H) a Aprobado para Pago (A). NO - Revisar el detalle modificado. |
| Subproceso: B.30.40 Registro de Facturas de Proveedores |
| Anular Factura |
Si la factura es contabilizada, el administrador de cuentas por pagar anula la factura y valida que el batch generado de la anulación se contabilice en el periodo correspondiente a fin de afectar los saldos de cuentas. |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Aprobar Solicitud de Cancelación |
En caso de que el Contador apruebe la cancelación de la factura, entonces se estaría enviando un Excel al Asesor Fiscal asignado para que proceda con la cancelación del listado de cfdi’s, por medio del buzón tributario. |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Eliminar Factura |
Si la factura no está contabilizada se procede a la eliminación de la factura desde cuentas por pagar, como la factura aún no afecta los saldos contables no queda evidencia de registro de esta factura. |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Revisar Cancelación |
| El Contador recibirá una notificación por parte de PGI indicando que el Generador de Requisiciones ha aprobado la cancelación de la factura. Por lo que procederá a revisar la solicitud. ¿Se Aprueba Cancelación? SI - Aprobar Solicitud de Cancelación NO - Rechazar Solicitud de Cancelación |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Revisar si la Factura Cuenta con Pago Relacionado |
El Administrador de Cuentas por Pagar revisa si el pasivo tiene alguna partida de pago relacionada. Si la factura tiene algún pago relacionado para poder anular la factura primero deberá anular el pago y después se deberá anular la factura. Si no tiene pago relacionado se procede a la anulación de factura. ¿Tiene pago relacionado? SI - Revisar los pagos emitidos al Proveedor NO - Validar si la factura está contabilizada |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Validar si la Factura está Contabilizada |
El administrador de cuentas por pagar valida si la factura esta contabilizada en el periodo. Si no es del mes actual se deberá informar al área financiera que se requiere anular una factura que no es del periodo, para que finanzas determine si abre o no el periodo, o si se registra una fecha contable de anulación dentro del periodo actualmente abierto. ¿Está contabilizada? SI - Anular factura NO - Eliminar factura |
| Subproceso: B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Notificar fin de transacciones CXP |
| Notificar fin de transacciones CXP para el Cierre Contable. |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
| Validar anticipos de gastos aduanales |
| Con el anticipo registrado, se procede a validar anticipos de gastos aduanales para el fin de transacciones CXP. |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
| Validar fin de registro de facturas CXP para cierre |
| Validar que se haya concluido el registro de facturas cuentas por pagar para dar fin al registro de facturas del periodo, para el cierre contable. |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
| Validar fin de Registros CXP |
| Validar el registro de cuentas por pagar (indirectos, servicios, activo fijo, fletes). |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
| Validar registro de CXP materia prima (compras PL's) |
| Realizar la validar registro de CXP materia prima (compras PL's). |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
| Validar registro de PV de contabilidad |
| Realizar la validación del registro de PV de contabilidad. |
| Subproceso: Operaciones Pre-cierre Cuentas por Pagar - Original |
