Responsable de Pagos
Responsable de Pagos
| Tipo de Org Unit: | Function, Internal Entity | ||
| Descripci�n: | El Responsable de Pagos es quien gestiona de manera administrativa y financiera a la empresa mediante transacciones monetarias que hace con sus clientes, empleados y proveedores. | ||
| Puestos asociados: |
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| Roles asociados: |
 Deshacer el Pago |
| Primero se tendrá que anular el pago y posteriormente realizar la anulación de la factura. |
| Subproceso:
B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Revisar los Pagos Emitidos al Proveedor |
Revisar en el sistema el historial de pagos hechos hacia el proveedor y si hubo pago tramitado, deshacer el pago. |
| Subproceso:
B.30.50 Anulación de Facturas a Proveedores |
| Actualizar Grupo de Pagos a Introducción |
| Se actualiza el status de (Write) o introducción. Con la finalidad de que se genere el Número de Pago o Cheque dentro del grupo de Pagos, esto permitirá más adelante que el sistema Integrity envíe el número de pago o de cheque hacia el Banco. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Cambiar el Estatus de Grupo de Pagos a Actualizado |
| Una vez que se recibe el PDF por parte de Integrity, vía correo electrónico, se revisa el estatus del Grupo de Pagos. Se actualiza el status de (Update) o actualizado para todos los pagos que fueron realizado con éxito. En caso de que algún cheque o pago no se haya realizado con éxito en el banco, a ese cheque le dan la acción de Undo (no lo procesan y no lo terminan de generar en JDE). Con esta acción, el pasivo queda libre para que en algún futuro evento pueda estar disponible para hacer algún ajuste o corrección y poderlo procesar en otro grupo de pagos. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Cancelar Pago |
| Al haber un rechazo por parte del Aprobador de Pagos, independientemente de que el estatus haya estado de Aprobado para Pago a Liquidado, no significa que esté pagado. Se regresa el estatus de Liquidado a Aprobado para Pago nuevamente. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Comunicar a Proveedor |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Crear Grupo de Pagos |
En el caso que se realice un Pago Automático, deberá crearse un grupo de pagos. Se crea el grupo de pagos en pesos, dólares, euros dependiendo de la moneda donde se requiere hacer el pago y dependiendo el instrumento de pago asignado al proveedor. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Emitir Reportes de Facturas por Vencer Pago |
Ejecutar reportes del módulo de cuentas por pagar a fin de revisar las facturas que aparecen próximas a pago saber cuales son las facturas sugeridas para pago. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Evaluar el Tipo de Pago a Realizar |
El Administrador de Pagos realiza el pago dependiendo del instrumento de pago asignado a la factura. Se determina si el tipo de pago a realizar es Manual o Automático. Criterios para determinar un pago Manual:
Criterios para determinar pago Automático:
¿El tipo de pago es Manual? SI - Ingresar pago manual NO - Crear grupo de pagos |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Generar Formato para Impresión de Cheque |
| El Administrador de Pagos genera el pago en JDE y luego se genera el pago en el portal bancario. Este tipo de pago será usado para aquellos bancos que no tengan interfaz o "host to host". También pasarán por aquí los pagos que se imprimen en cheque. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Generar PDF con el Resultado (Auto) |
| Se genera PDF en automático con el resultado obtenido del banco y lo envía vía correo electrónico al Departamento de Tesorería. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Ingresar Pago Manual |
Los pagos manuales serán ocupados para saldar facturas vs anticipos, cheques de talón, tesorería, proveedores que no tienen cuenta a donde depositarse y de los bancos que no se desarrollarán formatos pre-impresos. Se ingresa el pago manual indicando la cuenta de banco, proveedor y fecha de pago y selecciona las facturas a pagar. En caso que solo sea ocupado para aplicar documentos se genera el documento en cero. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Interpretar Bitácora del Banco (Auto) |
| Integrity en automático analiza la bitácora que generó el Banco en una carpeta para después poder generar un archivo PDF para Tesorería. Se genera un archivo Plano, para que en algún futuro (cuando se automatice) JDE pueda tomar la decisión si le da adelante o para atrás al Cheque. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Peticionar Cancelación |
| Dada la respuesta de rechazo por parte del Aprobador de Pagos, el Administrador de Pagos deberá comunicar al Responsable Contable que cancele los movimientos generados en Integrity. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Procesar Propuesta de Grupos de Pagos |
| Adentro de JDE se procesa la propuesta de grupo de pago por medio de la selección de los grupos de pagos que tienen ya aplicado el estatus de Write o Introducción y se forma el txt, el cual será enviado al sistema de Integrity. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Seleccionar Opción con el cual se realizará el Pago |
Dependiendo el instrumento de pago asignado a los pasivos el Administrador de Pagos generará el pago con el programa asignado al instrumento de pago. Seleccionar la opción correspondiente:
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| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Seleccionar Programa (Auto) |
El sistema seleccionará si se hará:
El sistema JDE en automático genera el tipo de archivo a generar (en batch) dependiendo del instrumento de pago relacionado, si es cheque ejecutará el programa del cheque, si es transferencia ejecutaría el programa de transferencia. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Solicitar Fondeo y Pago |
| El Responsable de Cuentas por Pagar en Protena, funge el rol de Responsable de Pagos solo en la actividad de generar el grupo de Pagos. Posterior a eso, envía un correo electrónico con la relación de los pasivos por pagar al Responsable Contable de Protena en copia al Responsable de Pagos en Oficinas Centrales para solicitar el Vo.Bo. y generación de fondeo y pago a Proveedores de Protena. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Subir Archivo de Propuesta de Pago (Auto) |
| Esta actividad aplica únicamente para transferencias bancarias y pagos automáticos. Una vez que se procese la Propuesta de Grupo de Pagos, se sube o carga al sistema Integrity en automático, ya que el sistema va y lo toma de la carpeta a donde fue subido. Integrity valida quién tiene que aprobar según la chequera (una o dos firmas). Ejecutar en JDE de acuerdo a la opción seleccionada: Transferencia electrónica - Generar archivo bancario Cheque - Imprimir cheque Transferencia manual con Pre-formato - Imprimir pago Pre-formato Se realiza la interface con Banamex enviando el archivo TXT de los pagos realizados. Se generará el archivo bancario a Banamex de acuerdo al lay out proporcionado por el banco en el formato definido y depositado en la ruta indicada Los formatos de cheque pre-impresos será el estándar. Se imprime el cheque en el formato pre-impreso indicado de acuerdo al banco definido en el proveedor. |
| Subproceso:
B.30.60 Administración de Pagos |
| Anular Pago |
Una vez validado que el pago no fue acreditado por el banco, se procede anular el pago en P0413M. Si la fecha original de pago es de un periodo ya cerrado, se debe capturar una fecha de cancelación dentro del periodo contable actualmente abierto. |
| Subproceso:
B.30.70 Anulación de Pagos |
| Localizar Pago |
| Consultar el pago que fue registrado con error o fue rechazado por el banco. Existen dos escenarios por los cuales se debe de localizar el Pago: Pago registrado con error. Este escenario de anulación de un pago registrado con
error es cuando un pago se registró
erróneamente en JDE y no tiene interfaz con ningún banco. Pago rechazado por el Banco. Este escenario de anulaciones cuando el pago fue
realizado correctamente en el sistema JDE pero el banco no reconoce algún
carácter o dato en el archivo generado. |
| Subproceso:
B.30.70 Anulación de Pagos |
| Validar que el Pago no haya sido Acreditado |
El administrador de pagos entra al portal bancario y valida que el pago no se haya acreditado. |
| Subproceso:
B.30.70 Anulación de Pagos |
